Jak najskuteczniej zarządzać wydatkami służbowymi? To pytanie zadaje sobie wielu analityków i właścicieli przedsiębiorstw. Z pewnością należy się skupić na kilku czynnikach. Powinno się zacząć od polityki wydatków, która to jest zbiorem wszystkich zasad określających realizację i akceptację wydatków. Istotną rolę odgrywają tu też metody i czynności pozwalające na realizację polityki wydatków. Nie jest to prosta kwestia ponieważ w grę wchodzą nie tylko liczby i ich zestawienia, ale także reakcje pracowników.
Bardzo pomocne są tutaj karty korporacyjne. Jeżeli polityka firmy wymaga ich stosowania, przy opłatach, na przykład za bilety lotnicze wtedy łatwo jest rozliczyć taki wydatek, ponieważ system informatyczny odnotowuje informacje o kosztach, a także dane usługi takie jak nazwa linii lotniczych i kierunek podróży. Gdy już taka informacja dotrze do firmy, łatwo jest zweryfikować, czy pieniądze zostały wydane zgodnie z polityką wydatków. Jeżeli została ona złamana, przykładowo poprzez kupno biletu w pierwszej klasie, a nie jak dopuszcza firma w klasie ekonomicznej, wtedy można takiego pracownika pociągnąć do odpowiedzialności.
Zobacz także: Karta podarunkowa – edenred.pl
Dodatkowym atutem tego rozwiązania jest fakt, że wszystkie informacje łatwo jest zestawić, wykorzystując aplikacje informatyczne. Jest to niezwykle przydatne przy analizie kosztów. Poprawa wykorzystania danych o wydatkach jest jednym z bardzo istotnych czynników, wspierającym optymalizację kosztów. Większość danych o wydatkach jest pozyskiwana od księgowości, a potem na tej podstawie tworzone są raporty. Mogłoby się wydawać, że jest to wystarczające źródło informacji, ale mimo to warto korzystać też z innych, takich jak internet czy raporty dostarczane przez usługodawców.
Jeżeli jest już wiadomo na co wydajemy najwięcej pieniędzy, a gdzie nie można mieć żadnych zarzutów, wtedy zarządzanie wydatkami służbowymi staje się prostsze i bardziej efektywne.
Niestety każda zmiana wprowadzana w firmie niesie ze sobą ryzyko niezadowolenia personelu, można jednak zminimalizować tego typu straty. Dobrym sposobem jest rekompensowanie ich, systemy motywacyjne oraz dokładne informowanie pracowników o przyczynach zmian.